De 10 mest almindelige regnskabsfejl

Et regnskab er mere end bare en formel gennemgang af tal. Det er et billede af virksomhedens økonomiske helbred, en opsummering af alt, hvad der er sket i løbet af året, og et værktøj, der kan bruges til at planlægge fremtiden. Men i praksis er regnskabet kun så pålideligt, som det materiale og de processer, der ligger bag. Små fejl, der måske virker ubetydelige, kan hurtigt vokse sig store og få konsekvenser både økonomisk, administrativt og skattemæssigt. Derfor er det afgørende, at virksomheder – uanset størrelse – har styr på detaljerne i deres regnskabsføring.

Mange selvstændige og mindre virksomheder undervurderer, hvor komplekst regnskabsarbejde kan være, især hvis man forsøger at klare det hele selv uden professionel sparring. Resultatet bliver ofte de samme fejl, der går igen fra år til år. I denne artikel ser vi på de 10 mest almindelige regnskabsfejl, hvordan de typisk opstår, og hvordan de kan undgås. Samtidig ser vi på, hvorfor det kan være en fordel at have en erfaren rådgiver – fx en lokal revisor Næstved – som kan hjælpe med at holde styr på både detaljer og helhed.

Manglende bilag

Et regnskab uden bilag er som en bog uden kilder – det mangler dokumentation og kan derfor hurtigt blive underkendt. Mange virksomhedsejere oplever, at de glemmer at gemme de små kvitteringer fra hverdagens køb, fx kontorartikler, parkering eller frokostmøder med kunder. På kort sigt virker det måske ikke vigtigt, men når Skattestyrelsen senere kræver dokumentation, står man pludselig uden bevis for, at udgiften var erhvervsrelateret. Uden dokumentation bliver udgiften ikke godkendt som fradrag, og dermed betaler virksomheden unødvendigt meget i skat.

Problemet forstærkes ofte af, at mange stadig opbevarer bilag fysisk i mapper, hvor kvitteringer let kan blive væk eller falme. Med digitalisering er det i dag muligt at scanne eller tage billeder af alle bilag, som derefter lagres direkte i regnskabsprogrammet. Dermed bliver dokumentationen ikke bare sikret, men også lettere at finde, når revisoren skal bruge den. En revisor Næstved vil næsten altid anbefale, at virksomheder indfører faste rutiner for bilagshåndtering, da det er en af de mest effektive måder at undgå fejl og spare penge.

Forkert bogføring af privatforbrug

En af de mest almindelige og mest alvorlige fejl er sammenblanding af privat- og erhvervsøkonomi. Når virksomhedsejere bruger firmakontoen til private indkøb, skaber det forvirring i regnskabet. Ofte bliver beløbene bogført som erhvervsudgifter, selvom de i virkeligheden er private. Resultatet er, at regnskabet viser et skævt billede, og at virksomheden får fradrag for udgifter, der ikke er berettigede.

Dette kan ikke bare medføre efteropkrævning af skat og moms, men også skabe mistillid, hvis virksomheden skal bruge regnskabet over for banker eller investorer. Det bliver simpelthen svært at stole på tallene, når privatforbrug er blandet ind i bogføringen. Den sikreste løsning er at have helt adskilte konti og kort til privat og erhverv. Samtidig bør der etableres klare rutiner for, hvordan ejers private indskud eller hævninger registreres i mellemregningskonti, så der altid er gennemsigtighed. Revisorens rolle er her vigtig, fordi de kan hjælpe med at sætte systemerne op korrekt og kontrollere, at privatøkonomien ikke flyder ind i virksomhedens drift.

Ingen løbende afstemning

Mange virksomheder udskyder afstemningen af bankkonti, kreditorer og debitorer til årsafslutningen. Det virker måske tidsbesparende i øjeblikket, men konsekvensen er, at fejl og mangler ikke opdages, før det er for sent. Hvis der fx er registreret en indbetaling fra en kunde, der aldrig er gået igennem banken, kan fejlen få lov at ligge i månedsvis og skabe ubalance i både regnskabet og likviditetsstyringen.

Løbende afstemning betyder, at man mindst én gang om måneden gennemgår alle væsentlige konti og sikrer, at saldoerne stemmer overens med virkeligheden. Det giver ikke bare et mere retvisende regnskab, men også bedre beslutningsgrundlag for ledelsen, der hele tiden kan følge med i virksomhedens økonomiske situation. Mange regnskabsprogrammer kan i dag automatisere store dele af afstemningsprocessen, men det kræver stadig menneskelig opmærksomhed at fange de fejl, systemerne ikke opdager.

Glemte fradrag

Fradrag er en af de mest oplagte måder at reducere skatten på, men alligevel glemmer mange virksomheder at udnytte dem fuldt ud. Det kan være alt fra telefon og internet til faglitteratur, efteruddannelse og kørsel. Problemet opstår ofte, fordi virksomheden ikke har registreret udgifterne korrekt eller ikke har dokumenteret dem tilstrækkeligt.

Når fradrag går tabt, betyder det i praksis, at virksomheden betaler mere i skat, end den burde. Over tid kan det blive til store beløb, der kunne have været investeret i udvikling eller likviditet. En revisor kan her hjælpe med at gennemgå regnskabet og pege på de fradragsmuligheder, virksomheden overser. Det kan være alt fra små hverdagsudgifter til større investeringer, der kan afskrives over tid. Med den rette struktur kan fradrag blive et vigtigt redskab i virksomhedens økonomiske planlægning.

Fejl i momsindberetning

Moms er et område, hvor selv små fejl hurtigt kan få store konsekvenser. Hvis køb og salg ikke registreres korrekt, kan momsindberetningen ende med at blive forkert, og virksomheden risikerer efterbetalinger, renter og i værste fald bøder. En klassisk fejl er, at private køb utilsigtet indgår i momsregnskabet, eller at virksomheder glemmer at trække erhvervsmoms fra på visse udgifter.

Med faste rutiner for momsafstemning kan fejl opdages, før indberetningen sendes. Mange virksomheder bruger digitale systemer, der kan hjælpe med at beregne moms automatisk, men det ændrer ikke på, at der skal være kontrol. En erfaren revisor vil altid anbefale at gennemgå momsregnskabet, før det indberettes, netop for at undgå de dyre fejl, der kan opstå.

Uklare mellemregninger

Mellemregningskonti er et område, hvor mange virksomheder snubler. Når ejeren låner penge til virksomheden eller hæver til privatforbrug, skal det bogføres korrekt. Hvis det ikke sker, kan regnskabet ende med at se uigennemsigtigt ud, fordi der mangler forklaring på, hvor pengene er blevet af.

Dette kan skabe problemer, når revisoren gennemgår regnskabet, og i værste fald kan Skattestyrelsen stille spørgsmålstegn ved tallene. Den bedste løsning er at registrere alle ind- og udbetalinger med det samme og bruge mellemregningskonti aktivt som et styringsværktøj. Dermed kan både virksomhed og revisor altid se, hvordan privatøkonomi og erhvervsøkonomi hænger sammen.

Manglende periodisering

Periodisering er et teknisk, men vigtigt element i regnskabet. Det handler om at sikre, at indtægter og udgifter registreres i den periode, de faktisk vedrører. Hvis en forsikring for hele året bliver bogført som en udgift i januar, selvom den dækker hele året, viser regnskabet et skævt billede af økonomien.

Mange virksomheder springer periodisering over, fordi det kan virke besværligt. Men konsekvensen er, at regnskabet ikke længere giver et retvisende billede, og det kan skabe problemer både i forhold til skat og i dialogen med banker eller investorer. En revisor kan hjælpe med at opbygge rutiner, der sikrer korrekt periodisering, så tallene altid afspejler virkeligheden.

Fejl i løn og feriepenge

For virksomheder med ansatte er løn og feriepenge et af de mest kritiske områder. Fejl her kan få store konsekvenser for medarbejdernes tillid, men også føre til sanktioner fra myndighederne. Typiske fejl er forkert beregning af feriepenge, manglende indbetaling til ATP eller forkerte indberetninger til Skattestyrelsen.

Digitaliseringen har gjort det lettere at håndtere løn, men kun hvis systemerne bruges korrekt. En revisor Næstved vil ofte anbefale, at virksomheden både bruger et digitalt lønsystem og samtidig får lavet en kontrol, så fejl opdages, inden de får konsekvenser. Dermed kan både virksomhed og medarbejdere føle sig trygge i hverdagen.

Dårlig opbevaring af regnskabsdata

Regnskabsloven kræver, at bilag og regnskabsdata gemmes i flere år. Alligevel oplever mange virksomheder, at data går tabt, fordi bilag forsvinder, eller fordi man skifter system uden at sikre korrekt overførsel. Det betyder, at virksomheden ikke kan dokumentere sine tal, hvis der opstår spørgsmål fra myndighederne.

Den bedste løsning er at gemme alle data digitalt i sikre systemer, der løbende bliver opdateret og sikkerhedskopieret. På den måde minimeres risikoen for tab af data, og virksomheden kan altid dokumentere sine poster. En revisor kan hjælpe med at vælge det rette system og kontrollere, at alt gemmes korrekt.

Manglende professionel sparring

Den sidste og måske største fejl er at tro, at man kan klare regnskabet helt alene. Selvom regnskabsprogrammer bliver mere avancerede, er der stadig behov for erfaring og faglig vurdering. Mange fejl opstår netop, fordi virksomhedsejere ikke kender til alle regler eller overser detaljer, der kan have stor betydning.

En professionel revisor fungerer ikke kun som en, der retter fejl, men som en sparringspartner, der kan hjælpe med at optimere hele regnskabsprocessen. For virksomheder i lokalområdet kan det derfor være en stor fordel at samarbejde med en revisor Næstved, som både kender reglerne og forstår de udfordringer, lokale virksomheder står med.

Regnskabsfejl er almindelige, men de er ikke uundgåelige. Med de rette rutiner, systemer og professionel sparring kan virksomheder undgå de mest typiske fejl og i stedet bruge regnskabet som et aktivt redskab til at styre økonomien.

Hos Finara kan virksomheder finde den rette rådgiver – uanset om der er brug for en landsdækkende ekspert eller en lokal revisor, der kender til de særlige forhold i Næstved. At undgå fejl handler ikke kun om at spare penge her og nu, men om at skabe tillid, gennemsigtighed og et solidt fundament for fremtiden.